Програма Медок дозволяє автоматизувати більшість рутинних завдань, пов’язаних з електронним документообігом. Більш того, вона включає безліч корисних опцій, що спрощують роботу з документа і економить час співробітників. Однією з таких функцій є налагодження автоматичної нумерації документів. Далі ми розповімо. як це зробити. І якщо ви ще не користуєтеся програмою, але плануєте підключитися до ЕДО для швидкого обміну документами з контрагентами та податкової, то рекомендуємо купити Медок https://ukrzvit.ua/m_e_doc у компанії UKRZVIT.
Як налаштувати автоматичну нумерацію
Щоб налаштувати автоматичну нумерацію документів, виконайте наступне:
- Перейдіть в розділ «Адміністрування», відкрийте «Параметри системи» і виберіть «Звітність».
- В області «Тип документів» встановіть галочки біля типів документів, для яких застосовуватися автоматична нумерація. Якщо значки в цьому розділі будуть відсутні, поля настройки автонумерації для цього типу документів будуть неактивні.
- В поле «Період» виберіть період (місяць або рік), протягом якого буде проводитися нумерація.
- Якщо імпортованим документа необхідно присвоїти автоматичний номер, встановіть опцію «Встановити номер при імпорті, якщо номер буде порожнім». Імпортованим документам, які не містять номер, він буде сформований відповідно до вказаних налаштувань і присвоєно автоматично.
- В поле «Поточне значення чисельної частини» вкажіть цифрове значення, з якого необхідно почати нумерацію документів. Для кожного документа, який вимагає автоматичного номера, чисельне значення номера збільшується на 1. Після завершення терміну, зазначеного в полі «період», нумерація знову починається зі значення, зазначеного в полі «Поточне значення чисельної частини». Нумерація для кожного типу документів ведеться окремо.
- У полях «Префікс» і «Суфікс» вкажіть символ або комбінацію символів, які будуть додані перед чисельною частиною номера.
Зверніть увагу, що поля «Префікс» і «Суфікс» вміщують символи, які є незмінними для всіх номерів. Вони не є обов’язковими і використовуються при необхідності. Значення можна задати для документів «Податкова накладна» і «Додаток 2», так як згідно з вимогами ДФС України в номерах цих документів допускаються тільки цифрові символи.
Якщо встановлена опція «Доповнити чисельну частину нулями», то перед чисельними значеннями номера будуть додані нулі. Кількість нулів залежить від значення, зазначеного в полі «Кількість знаків чисельної частини». В поле «Наступний номер» відображається номер, сформований відповідно до виконаних налаштувань, і який буде автоматично присвоєно наступного документу. Щоб дублювати виконані настройки для всіх типів документів, натисніть кнопку «Застосувати для всіх». Для збереження внесених змін натисніть “Застосувати» або «Зберегти і вийти».
